Wiedzieć czy nie wiedzieć?

„Scientia potentia est” czyli wiedza to potęga – powiedział niegdyś angielski filozof Francis Bacon.

Nie sposób się nie zgodzić z trafnością tego stwierdzenia. Szczególnie, jeśli odniesiemy je do tak ważnego zagadnienia, jakim jest majątek naszej organizacji. Na początku cyklu „Nowoczesne zarządzanie majątkiem” zachęcamy Was do zadania sobie pytania: czy warto wiedzieć co się ma? Pytanie wydaje się wręcz banalne, większość z Was zapewne odpowie, że warto. Ale jak to się ma do rzeczywistości biznesowej?

Wieloletnie doświadczenie zespołu EXINO pokazuje, że bywa z tym bardzo różnie… Jednak zacznijmy od początku. Tego tematu nie można generalizować, gdyż nasze tytułowe pytanie będzie miało zdecydowanie inny wydźwięk w zależności od działu organizacji, zajmującego się jej majątkiem. Bierzemy tutaj pod uwagę dział księgowości, administracji, nie zapominając również o dziale IT.

Niczym niezastąpiona księgowość

Wyobrażacie sobie funkcjonowanie Waszej organizacji bez dobrze prowadzonej księgowości? Dobrze wiemy, że jest to niemożliwe. Dział księgowości to zdecydowanie jeden z najważniejszych elementów funkcjonowania każdego biznesowego podmiotu - zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie majątkiem.

Jednak na początku współpracy z naszymi klientami, niejednokrotnie zdarzało nam się słyszeć, że „w tym temacie jakoś sobie radzimy”, „mamy na to swoje sposoby”, „wrzucamy to w koszty”. I nie jest tajemnicą poliszynela, że w większości przypadków bardzo trudno uzyskać precyzyjną informację z księgowości dotyczącą zakupionych niskocennych składników majątku (poniżej 10 tys. złotych), które trafiają bezpośrednio w koszty. Zatem wiemy, że był zakup, jest dostawca, faktura, koszt. Inaczej ma się sprawa ze składnikami klasyfikowanymi jako środki trwałe. Tutaj mamy zdecydowanie więcej informacji umieszczonych w ewidencji środków trwałych.

Reasumując – posiadamy wiedzę fragmentaryczną. Czy jednak nie lepiej dysponować pełnym spektrum wiedzy na temat majątku naszej organizacji?

Wszechwiedząca administracja

Kolejnym elementem, na którym opiera się fundament organizacji to dział administracji. Wszechwiedzące centrum zarządzania, które powinno posiadać pełną wiedzę na temat wszystkich kupowanych i użytkowanych składników majątku. Ewidentnie ma to swoje plusy. Jak się okazuje, ma to też swoje negatywne konsekwencje…

W pierwszym odruchu, pewnie wzburzycie się na nasze ostanie zdanie. Jednak, kto pracuje w dziale administracji, ten wie, ile zapytań mailowych i telefonicznych o składniki majątku trafia codziennie od pracowników całej organizacji do tej jednostki. Zadaliście sobie pytanie, o ile łatwiej i prościej zarządzałoby się Waszym podmiotem, gdyby ta „tajemna wiedza”, była dostępna dla innych pracowników?

Zawsze niezawodny dział  IT

Rozważając przedmiotową kwestię naszego artykułu, nie można pominąć tak ważnego składnika organizacji, jakim jest dział IT. To tutaj mamy do czynienia ze specjalistyczną wiedzą na temat składników IT. Jak radzą sobie działy IT z tematem ewidencji? Odpowiedź brzmi – sprawnie. Bardzo często za pomocą dedykowanych, własnych rozwiązań bazodanowych. I tutaj nie sposób nie docenić tego naprawdę potężnego narzędzia, jakim jest wiecznie żywy, poczciwy Excel. Czy jest on na tyle niezawodny, aby powierzać mu całą, niezwykle ważną wiedzę w zarządzaniu składnikami majątku?

Co EXINO myśli na ten temat?

Nie byłoby EXINO, a tym bardziej platformy exino, gdybyśmy uważali, że pełna wiedza o składnikach zarządzanego majątku to być albo nie być dla organizacji. Na przestrzeni lat, nasi klienci przekonali się również, że ewidencjonowanie wszystkich składników majątku, nawet jeśli ich wartość jest znikoma dla ich podmiotu, to podstawa dobrze działającego biznesu.

Projektując koncepcję eMajątek 4.0 założyliśmy wykorzystanie scentralizowanego systemu informatycznego, które stanowi unikalne repozytorium informacji o majątku organizacji. Repozytorium – to takie centrum wiedzy, w którym każdy dział organizacji może prowadzić ewidencję zawierającą intersujące go informacje. Wszystko w jednym miejscu, w nieograniczonej dostępności i pod ścisłą kontrolą oraz w pełnej transparentności.

Z całym przekonaniem uważamy, że warto wiedzieć. Jednak, aby była to wiedza przydatna, musi być ona dobrze zaplanowana i rozdysponowana. A jak Wy myślicie? Warto czy nie warto wiedzieć? Zastanówcie się nad tym i dajcie znać w komentarzach.

‍

#zarządzanie majątkiem #biznes #organziacja #środki trwałe #środki niskocenne #Ksiegowość #administarcja #biznes #exino #eMajątek 4.0